Bagaimana Membentuk Sebuah Panitia

Bagaimana Membentuk Sebuah Panitia

I.                   Apa Panitia itu ?

Sebuah panitia mungkin dapat di artikan sebagai kumpula individu yang mengerjakan tugas tertentu untuk sebuah organisasi. Panitia adalah sesuatu yang sangat diperlukan. Mereka nampaknya ada dimana-mana, bahkan ketika mereka tidak di angkat secara resmi, karena ternyta penilaian dan konsultasi kolektif lebih diperlukan dan mempunyai nilai lebih dibandingkan dengan keputusan individu dan autokrasi.

           

            Sebagai contoh setelah khalifah umar bin khattab mengumpulkan seluruh ayat Al Qur’an dari wilayah kerajaan, beliau melantik sebuah panitia untuk meneliti penyalinan seluruh Qur’an itu dalam satu naskah. Sa’d bin Al As membacakan ayat-ayat Qur’an dan Zaid bin Tsabit menulisnya. Untuk mengantisipasi perbedaan pengucapan beberapa kata, Umar memberi petunjuk bahwa dialek kaum mudar harus diterima untuk menyelesaikan masalah tersebut.

            Secara umum, panitia diperlukan untuk :

a.       Menyebarkan informasi dan memberikan nasehat.

b.      Menghasilkan ide dan menyelesaikan masalah tertentu.

c.       Membantu terciptanya koordinasi, komunikasi, kerjasama dan

d.      Mengusulkan tindakan-tindakan selanjutnya dan membuat beberapa keputusan.

A.    Keuntungan dan kerugian

Keuntungan penting dari tindakan panitia adalah ;

a.       Memungkinkan terciptanya penilaian kelompok secara terpadu. Orang-orang dari berbagai spesialisasi, wilyah secara geografis, dan hirarki dapat dimanfaatkan untuk menyelesaikan masalah.

b.      Membnatu menjembatani garis demarkasi dalam persoalan-persoalan yang melibatkan lebih dari satu unit organiosasi.

c.       Membantu menghasilkan kerjasama kelompok yang lebih baik melalui interaksi formal dan non formal.

Adapun kerugian dalam tindakan panitia ;

a.        Keuangan yang dipakai panitia seperti perjalanan dan penginapan seharusnya bisa digunakan untuk soal-soal kecil dan rutin.

b.       Terlalu bnyak kompromi sehingga sukar mengambil keputusan.

c.        Mungkin sulit memegangn tanggung jawab sebuah kelompok atas tindakannya.

B.     Jenis-jenis Panitia

Panitia ada beberapa macam, berdasarkan fungsinya, kerangka rujukan dan terkadang menurut ukuran kebutuhan. Sebagian panitia ada yang dibentuk permanen, sementara yang lainya bersipat temporer.

Panitia dibentuk untuk satu tujuan khusus dan akan dibubarkan bila tugas mereka telah selesai. Biasanya terdapat dua jenis panitia dalam kebnyakan organisasi :

a.       Panitia tetap, dibentuk untuk memegang tanggung jawab persoalan-persoalan  yang bersifat umum dan berkesinambungan  dan memerlukan penilsisn kolektif seperti perencanaan keanggotaan, keuangan dsb.

b.      Paniti  ad hoc dibentuk untuk mengendalikan tugas khusus, baik jenis maupun masa tugasnya, dan tugas umum yang  bersifat kontroversial dan tidak berulang seperti mengkaji sebuah situasi atau menyusun suatu peristiwa.

II.                Membentuk panitia

A.    Penugasan

Sebagian panitia dibentuk menurut ketentuan  konstitusi organisasi dan undang-undang. Tugas khusus panitia dinyatakan dalam dokumen tersebut. Panitia yang lain ditunjuk oleh badan yang mengatur organisasi. Mereka harus diberi tugas atau perjanjian yang menjabarkan apa yang harus dilakukannya dengan jelas. Dokumen tersebut juga harus menjelaskan laporan panitia dan hubungannya yang lain dalam organisasi. Tidak ada panitia yang dibentuk tanpa pengertian yang jelas tentang tujuannya.

B.     Keanggotaan

Pertanyaan siapa yang perlu dimasukan dalam kepanitiaan berkaitan erat dengan jenis tugas kepanitiaan. Panita yang perhatian utamanya yang berhubungan dengan fungsi informasi, nasehat atau penyelesaian masalah, memerlukan anggota yang memiliki pengetahuan  dan keahlian yang diperlukan dalam bidang tersebut. Kecakapan fungsional mungkin tidak menjadi pertimbangan utama dalam memilih keanggotaan sebuah panitia yang dirancang untuk meningkatkan koordinasi dan kerjasama yang lebih baik. Sebagai  contoh, sebuah panitia koordinasi  harus memasukan personal dari unit-unit organisasi yang terlibat. Anggota panitia harus di tunjuk dengan pemahaman yang jelas akan tujuan yang harus dicapai panitia dan akan keterampilan masing-masing individu untuk membantu pencapaian tujuan tersebut.

Kemampuan individu untuk berpartisipasi secara efektif dalam kegiatan kelompok juga menjamin adanya perhatian dalam membuat jadwal tugas kepanitiaan.

Ukuran panitia akan berbeda menurut tanggung jawabnya. Panitia yang lebih besar mungkin diperlukan dalam bidang tertentu, seperti merekrut keangotaan, tetapi kepanitiaan yang lebih kecil lebih disukai karena efesiensinya dalam memecapai konsensus dan menyempurnakan tugas mereka.

Biasanya, sebuah panitia tetap minimum terdiri dari lima orang dan maksimum sembilan orang, dengan beberapa pengecualian yang bisa diterima. Alasan lima adalah karena panitia menyukai mayoritas pekerja tiga orang, yang akan mewakili tersebarnya pertimbangan kolektif sesempit mungkin, sehingga mampu mencukupi (persyaratan) dalam suatu situasi yang memerlukan pertimbangan tersebut. Jumlah maksimum anggota sembilan adalah batasan yang tidak begitu kaku, tetapi karena panitiaperlu mengadakan pertemuan secara tetap tanpa diganggu oleh masalah-masalah daurat, kesulitan menjadwalkan pertemuan untuk jumlah orang yang lebih banyak, sebaiknya membatasi jumlah tersebut. Ini akan menjadi kenyataan, kecuali bila urusan panitia penting, sehingga tidak ada seorangpun anggota yang ingin mengembangkan tugas-tugasyang bertentangan. Keanggotaan panitia tetap harus luas mewakili sejumlah keanggotaan yang masih dapat dibenarkan dalam hal senioritas organisasi, ciri-ciri pribadi dan kelompok-kelompok yang tergabung.

      Kebanyakan panitia ad hoc terdiri dari tiga anggota, kadang terdiri dari dua orang, maksimum lima orang dalam prakteknya. Anggota dalam panitia ad hoc perlu mempunyai persamaan faham diantara satu dengan yang lain, trampil dan mampu menjalankan tugas kepanitiaan. Mereka tidak perlu mewakili organisasi dalam berberapa  hal, dan biasanya tidak menjadi persoalan diantara mereka, siapakah yang ditunjuk sebagai pimpinan.

C.    Kepemimpinan

Kunci keberhasilan kepemimpinan ialah pemimpin yang efektif, dialah yang mengatur irama, nada, dan seluruh strategi dalam kepanitiaan. Walaupun suatu kepanitiaan mempunyai anggota yang mempunyai kemampuan dan tujuan yang jelas, kemampuan ketua untuk memimpin dan mengarahkan kerja panitia adalah sesuatu yang penting untuk keberhasilannya. Supaya efektif, pemimpin sendiri harus bertanggung jawab, dan mendorong anggota yang lain untuk menyumbankan sesuatu. Dia harus tahu betul tujuan organisasi dan peranan yang dimainkan oleh panitia dalam usaha mencapai tujuan tersebut.

Dalam panitia tetap, ketua harus mampu menciptakan kerja sama dari semua anggota dan memberikan tugas kepada mereka dari waktu ke waktu. Dia tidak boleh bersifat baru dalam organisasi tidak paham terhadap budaya dan norma yang tidak formal. Ketua yang efektif senantiasa mempertanyakan keharmonisandengan anggota panitia dan badan yang mengaturnya, serta jelas komunikasinya dengan mereka.

Bagaimana Mengetuai Sebuah Panitia

            Tugas mengetahui panitia adalah salah satu latihan kepemimpinan. Kunci keberhasilan ketua dari sebuah panitia ialah kemampuan sang ketua dalam mengarahkan, memotivasi, mendelegasikan dan berkomunikasi dengan anggota-anggotanya. Sebagai suatu unit organisasi, panitia lebih dari sekedar pertemuan, meskipun pertemuan itu adalah bentuk yang paling umum dan jelas ketika panitia melaksanakan tugasnya. Panitia mefungsikan dirinya melalui berbagai sarana interaksi formal dan non formal lainnya, seperti : menulis laporan, melakukan observasi, mengevaluasi aktivitas yang sedang berjalan, memonitor penampilan yang ada, melaksanakan fungsi seremonial dan sebagainya. Secara keseluruhan panitia ialah suatu kelompok yang kelangsungan keberadaannya sebagai sebuah kelompok harus dipertahankan dalam masa-masa yang sulit dan perbedaan. Ketua harus mengarahkan panitia lebih dari sekedar pertemuannya.

I.       Tugas Panitia

Ketua panitia harus menjalankan tugasnya ssepenuh hati karena kedudukannya merupakan suatu lambang kepercayaan atau amanah organisasi dan kepemimpinannya. Mereka tidak perlu mela.kukan semua tugas panitia. Ini adalah kekalahan diri sebab tujuan panitia adalah mendapatkan sumber-sumber yang berfariasi dari stiap anggotanya. Seorang ketua yang baik harus memimpin dan sekaligus menjadi pendengar yang baik.

      Tugas ketua bisa diklasifikasikan sebagai berikut :

1.      merencanakan kerja panitia.

2.      Mengadakan pertemuan.

3.      Menyimpan dokumen dan informasi ( kecuali tugas tersebut diserahkan pada sekretaris panitia )

4.      Meminta panitia untukbekerja, dan

5.      Menilai hasil-hasil kerja panitia.

A.    Merencanakan Kerja Panitia.

Tanggung jawab pertama ketua adalah memahami sepenuhnya tugas panitia. Berdasarkan pemahaman ini dia harus merancang strategi kerja sementara yang meliputi :

1.      Jadwal pertemuan awal / pemdahuluan

2.      Pembagian tugas anggota panitia

3.      Penelitian terhadap latar belakang stap.

4.      Koordinasi dengan panitia lain.

5.      Menyetujui budget (anggaran) atau

6.      Kegiatan lain dari lembaga yang berwenang

7.      Garis waktu dan peristiwa penting dari pencapaian yang diharapkan, dan

8.      Persoalan yang berhubungan dengan logistik dan kehumasan

Dalam arti kata yang sebenarnya, panitia ialah suatu organsasi kecil yang berada dalam organisasi besar. Ketua harus menampilkan kepemimpinan dan keterampilan manajemennya dalam menggerakan panitia ke arah tujuan yang diharapkan.

B.     Mengadakan Pertemuan Panitia

Suatu pertemuan panitia yang baik adalah hasil dari rencana yang berorientasi pada pelaksanaan. Ia di dasarkan pada agenda yang logis sesuai dengan semua syarat yang diperlukan, untuk melahirkan keputusan-keputusan.  Agenda dan materi tentang latar belakang harus dikirimkan kepada anggota sebelum jadwal pertemuan. lebih baik jadwal pertemuan selama satu tahun disetujui sebelum atau dalam pertemuan pertama. Tidak semua anggota dapat menghadiri semua pertemuan yang dijadwalkan dan ketidak hadiran seorang anggota dari dua pertemuan atau lebih harus diselesaikan secara serius dalam lingkup dan batasan otoritas seorang ketua. ( pembahasan pemimpin sebuah pertemuan dibicarkan dalam bab lain buku ini ).

C.    Menyiapkan Dokumen dan Informasi

Catatan-catatan kegiatan sebelumnya, notulen-notulen pertemuan yang lalu, laporan panitia yang berkaitan, pembagian tugas panitia, dan dokumen-dokumen yang serupa diperlukan untuk membuat keputusan-keputusan berdasarkan informasi. Sebagai tambahan, panitia mungkin membentuk pusat data atau bank data untuk menyimpan dan mengatur informasi tentang anggota dan publik yang merasakan pengaruh pekerjaan yang ada. Umumnya, ketua perlu mendelegasikan kepada seorang anggota panitia yang ditunjuk sebagai sekretaris untuk menyimpan catatan-catatan yang ada. Meskipun begitu, medorong anggota mengghunakan semua informasi secara kreatif untuk mensukseskan tujuan panitia.

D.    Meminta Anngota Panitia untuk Bekerja.

Anggota bertindak sebagai kelompok ketika mereka mereka bertemu untuk memutuskan rencana dan aktivitas. Pada waktu yang lain setiap anggota bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan yang khusus. Dalam kedua hal tersebut, ketua harus membantu anngota mendapatkan sumber dan secara umum membantu mereka memenuhi kewajiban meraka. Ini memerlukan kemampuan pemimpin, menggerakan, mendelegasikan, dan berkomunikasi dengan anggota. Disamping itu juga dibutuhkan keterampilan untuk mengetahui kekurangan dalam penampilan dan membentuknya sekaligus. Ketua harus mejadi contoh dengan melaksanakan kewajibannya dengan segera dan serius.

E.     Menilai dan melaporkan hasil Kerja Panitia

Panitia harus memberikan hasil, apakah itu pentahapan keberhasilan sebuah peristiwa atau memberikan penyelesaian bagi suatu masalah, atau merencanakan suatu rangkaian kegiatan. Bagaimanapun juga, ketua mesti memastikan bahwa setiap hasil dinilai untuk tujuan pengontrolan kualitas dan umpan balik. Waktu dan sumber perlu disisihkan untuk dievaluasi sebagai bagian dari proses perencanaan yang telah di bicarakan. Selain itu, penampilan ketua dan anggota juga harus dinilai untuk membantu meningkatkan .penampilan selanjutnya.

Dalam sebagian besar kasus, hasil kerja panitia harus dilaporkan kepada pejabat yang menunjuk atau badan pengurus organisasi tersebut. Ketua mesti mengarahkan proses penyiapan laporan dan meyakinkan bahwa hal tersebut benar-benar mencerminkan pandangan dan hasil dari semua anggota. Laporan tersebut mesti memenuhi tujuannya, untuk menggambarkan dengan jelas bahwa tujuan panitia telah tercapai, dan memberikan rekomendasi untuk tindakan selajutnya jika tujuan tersebut tidak tercapai. Menyampaikan laporan kerja pantia adalah tanggung jawab utama ketua.

II.                Pembatasan

Seorang ketua panitia harus mendapatkan penjelasan penuh mengenau mandat, bidang dan batasan kekuasaannya dalam menjalankan tugas kepanitiaannya. Pada umumnya ketua tidak boleh melakukan hal yang berikut :

a.       Mengangkat anggota baru tanpa persetujuan yang tepat,

b.      Memberhentikan anggota tanpa berkonsultasi dahulu dengan badan pengurus,

c.       Melibatkan organisasi dalam komotmen substansi dan jangka panjang baik bersifat finansial atau lainnya, atau

d.      Mengubah kebijaksanaan organisasi, prosedur atau peraturan-pereaturan lainnya.